Mengurangi E-mail
Wayne Forehand, Wakil Presiden Energy Distribution, Florida Power Corp., menggunakan metode lain untuk mengurangi e-mail: dia membalas pesan yang tidak diperlukannya, yang diterimanya dari stafnya, dengan sebuah catatan, “Saya tidak memerlukan ini.” Dia mengatakan kepada mereka, “Jangan tersinggung, saya hanya sedang berusaha mengurangi jumlah e-mail yang saya terima. Jangan ragu untuk mengirimi saya e-mail, tapi pertimbangkan apakah e-mail tersebut memang saya perlukan atau tidak.” Kriterianya: “Jika Anda harus memasukkannya ke dalam amplop, membubuhkan perangko, dan mengirimkannya, akankah Anda mengirimkannya kepada saya?” Forehand berhati-hati ketika mengirimkan catatan itu, dan nadanya hangat karena dia menyadari betapa e-mail bisa terasa ketus bagi penerimanya, padahal si pengirim tidak bermaksud begitu.
Pesannya: Baca ulang e-mail Anda sebelum mengirimkannya, dan rasakan apakah nadanya sudah tepat.
Garry Hart, pendiri dan CEO Fathom Pictures, pembuat game komputer, menulis dalam buku David Allen Work Smarter Not Harder: “Saya punya akun e-mail pribadi yang alamatnya hanya diketahui oleh sepuluhan orang saja. Pesan yang dikirim ke alamat e-mail perusahaan disaring dahulu oleh asisten saya.
Selalu Mengetahui Apa yang Terjadi secara Efisien
Nader Karimi bersikeras bahwa laporan status harus diringkas menjadi memo satu halaman dengan perincian yang menggunakan bullet. “Saya memercayai tim manajemen saya untuk menangani berbagai macam perkara dan menyampaikan informasinya kepada saya melalui laporan status.”
Idit Harel mengupayakan agar dirinya selalu mendapatkan informasi mutakhir dengan menerima e-mail “snapshot” setiap minggu yang menyangkut setiap kejadian dari bagian pemasaran, penjualan, hubungan pelanggan, dan desain. Dia punya pilihan untuk meminta dikirimi bahan penunjang tambahan jika dia menginginkan informasi yang lebih terperinci.
Strategi Hebat, jika Anda Punya Asisten yang Bekerja Penuh Waktu
Agar tidak usah menggunakan waktu sorenya untuk menangani 150 lebih e-mail yang diterimanya setiap hari, Scott Baxter dari JPMorganChase meminta asistennya, Pat, untuk membaca e-mailnya setiap hari. Dia memberi tahu Scott sekiranya ada e-mail yang penting dan mencetak e-mail yang tidak harus segera ditindaklanjuti. E-mail kelompok yang terakhir ini dibaca Scott dalam perjalanannya pulang dalam kereta api. Dia menuliskan catatan di tepi kertas dan mengembalikan cetakan e-mail itu kepada asistennya keesokan harinya. Sisa e-mail lainnya ditangani sendiri oleh Pat, dan dia membuat ringkasan tindak-lanjut yang dilakukannya untuk diserahkan kepada Scott.
Gaston Caperton, CEO College Board, memiliki sistem yang bagus untuk mencegah agar e-mail yang diterimanya tidak membuatnya kewalahan. Pertama-tama, dia membaca semua e-mailnya dalam waktu-waktu tertentu sepanjang hari–sedikit di sini, sedikit di sana, sesuai dengan waktu luangnya. Tapi, dia juga memiliki taktik cadangan dengan memastikan bahwa para asistennya mengetahui hal-hal apa saja yang terpenting baginya. Jadi, bisa saja selama beberapa jam dia tidak memeriksa e-mailnya dan tidak merasa tertekan, sebab stafnyalah yang akan secara teratur memeriksa e-mailnya dan memberitahukan sekiranya ada hal-hal yang harus segera ditangani.
Mencetak atau Tidak Usah Mencetak?
Ada orang yang bisa bekerja dengan baik dengan membaca e-mailnya langsung di layar komputer, sementara orang lain merasa bisa bekerja lebih efisien jika e-mailnya dicetak dahulu, terutama e-mail yang panjang-panjang. Tapi, jika Anda punya asisten, meskipun tampaknya tidak peka dan menambah pekerjaan saja, mencetak e-mail bisa sangat menghemat waktu.
Tim, seorang manajer di Nickelodeon, sebagai ujian, menangani tujuh atau delapan e-mail dengan membacanya di layar komputer seperti biasa, lalu mencetak tujuh atau delapan e-mail berikutnya. Dalam kelompok yang dicetak, dia menjawab sendiri dua e-mail, lalu menuliskan instruksi dengan tulisan tangan pada e-mail yang lainnya dan menyerahkan sisanya kepada asistennya. (Dalam BTTA, ini termasuk “Teruskan.”) Ternyata menangani kelompok e-mail yang dicetak membuat Tim hanya memerlukan setengah dari waktu yang digunakannya untuk menangani e-mail yang dibacanya langsung di layar komputer.
Wayne Forehand dari Florida Powe Corp. mengatakan bahwa ia dapat menghemat waktu, pada saat bepergian, untuk meminta asistennya mencetak e-mailnya dan mengirimkannya lewat faks kepadanya ke hotel. Di hotel itulah dia menangani semua e-mail tersebut pada malam hari.
Memilah-milah dan Menyusun Prioritas E-mail
Agar mudah menyusun prioritas e-mailnya, Jonathan Pond, Presiden Financial Planning Information, menggunakan beberapa alamat e-mail; satu untuk klien dan konsultan dengan prioritas tertinggi yang memerlukan balasan cepat; satu untuk hal-hal yang tidak terlalu mendesak, misalnya permintaan informasi melalui situs web perusahaan, dan satu lagi untuk e-mail pribadinya.
Menyusun prioritas e-mail yang masuk dengan melihatnya setelah diberi sandi warna; merah untuk e-mail dari atasan, hijau untuk pelanggan penting, ungu untuk suami atau istri dan e-mail pribadi lainnya.
Memformat e-mail demi kejelasan dan kecepatan.
Jenette Fetzner, Wakil Presiden/National Accounts di Cigna, mengembangkan dua penanda yang memberikan ciri khas pada e-mail yang efektif. Pertama, upayakan agar e-mail padat dan tegas dengan mengikuti “aturan lima belas detik”: Beri tahu si penerima dalam beberapa baris pertama mengenai inti e-mail itu. Apakah Anda ingin dia menelepon Anda? Menghadiri rapat? Menyampaikan hasil perjalanan niaga? Inti e-mail jangan sampai membuat si penerima membutuhkan waktu lebih dari 15 detik untuk membacanya.
Kedua, ketika meneruskan e-mail kepada bawahan langsung: (a) ringkaskan tindakan yang diinginkan; (b) tunjuk pemimpinnya; (c) tetapkan tanggal untuk melakukan tindak-lanjut; dan (d) jika dirasakan perlu, tetapkan tanggal tindak-lanjut yang berbeda untuk asisten Anda. Saran tambahan: Hemat waktu si penerima e-mail dan percepat mengirimkan balasan dengan memberi nomor atau bullet butir-butir penting dalam pesan Anda, bukan mengirimkan sebongkah teks yang ditulis tanpa jeda.
Kapan dan Bagaimana Menangani E-mail
Dennis Base, Wakil Direktur Center for Science pada Public Interest, Washington, D.C., mengatakan, “Saya tidak suka menghadapi 50-an e-mail ketika tiba di kantor. Jadi, saya memeriksa e-mail dengan menggunakan komputer rumah di pagi hari saat saya menyeduh kopi.”
Dalam profil 2002 dalam majalah Business 2.0., Martha Stewart berkata, “Saya tetap berhubungan, tapi sesuai dengan jadwal kegiatan saya. [Saya menerima 30 sampai 100 e-mail setiap hari, dan] e-mail adalah hal terakhir yang saya lakukan di malam hari dan yang pertama saya lakukan di pagi hari … saya bisa membaca dengan cepat dan membalas e-mail yang harus dibalas.”
Di Bessemer Securities, beberapa eksekutif memeriksa e-mail mereka tiga kali sehari: pagi, setelah makan siang, dan pada pukul 16.00. Agar perhatian tidak tergoda untuk membaca e-mail yang masuk, matikan suara pengingat, dan pasang kalender atau benda lain pada layar sehingga Anda tidak bisa melihat bahwa ada e-mail masuk.
Saran saya: Gunakan waktu setengah jam untuk unsubscribe dari buletin e-mail, Listvers, milis, dan sebagainya yang sudah tidak Anda minati lagi; hapus nama Anda dari daftar distribusi hal-hal yang tidak perlu Anda lihat. Dan selalu hapus tanpa dibuka dahulu semua e-mail yang tidak dikenal–dan pasang program antivirus.
Mengelola Tindak-Lanjut E-mail
Carol Gregor, AVP/National Accounts di Cigna, menyeret e-mail yang menunggu untuk dibalas ke map “Task” dalam Outlook Express, dan menetapkan tenggatnya. Setiap hari dia mengklik dua kali map Task-nya, dan e-mail tindak-lanjut untuk hari itu akan muncul. (Awas: kita tidak dapat menyeret lampiran.)
Faye Davis, Wakil Presiden perusahaan Facilities di Sprint, membiarkan semua e-mailnya dalam kotak e-mail sampai semuanya tuntas ditangani. Contohnya, pada hari ketika kami mengobrol, orang yang bertugas menangani offsite perusahaan mendatang mengiriminya lima e-mail FYI yang memberitahukan perkembangan mutakhir, dan semua e-mail itu disimpan dalam kotak e-mail yang berisi informasi tersebut di-Buang atau di-Arsipkan, menurut istilah BTTA.
Bronwyn Clear, Manajer Eksplorasi Kerr-McGee Oil & Gas Corporation, menggunakan kotak “Sent” sebagai perkakas tindak-lanjut–yang hanya menyimpan pesan yang akan ditindaklanjuti. Contohnya, dia mengirimkan agenda pendahuluan untuk rapat kepada enam orang sejawat, meminta komentar mereka. Beberapa hari kemudian, Nona Clear memeriksa kotak “Sent” dan mendapati bahwa dua orang belum memberikan jawaban, dan dia pun menindaklanjuti kedua e-mail itu untuk memastikan bahwa komentar yang ditunggunya akan diterima pada waktunya.
Cara Seorang Manajer Mendorong Orang untuk Membalas E-mailnya
Leeanne Probst-Engels, AVP/National Accounts di Cigna, mengembangkan sebuah metode empat-langkah yang ampuh agar orang membalas e-mailnya yang meminta informasi: Serang mereka dengan kebaikan. “Agar orang mau melakukan apa yang saya ingin mereka lakukan dalam hubungan kerja (bukan dengan bawahan langsung), pendekatan saya adalah ‘Mari kita cari jalan keluarnya bersama-sama!’ Masalahnya adalah lawan, bukan mereka.”
- Probst mengirimkan e-mail pertamanya dengan memasang permintaan auto-reply.
- Jika e-mailnya sudah dibuka, tapi dia tidak menerima balasannya, dia mengirimkan e-mail kedua. “Anda memerlukan informasi lebih jauh?” Biasanya e-mail kedua ini cukup manjur. Jika masih belum dijawab juga:
- Probst mengirimkan e-mail lagi dan menelepon si penerima dan bertanya lagi, “Anda memerlukan informasi lebih jauh?”
- Jika masih tetap belum dibalas, dan si penerima itu berada dalam gedung yang sama, dia akan menemuinya secara langsung. Jarang sekali dia harus mengulangi proses ini. Tekanan yang disampaikan dengan baik-baik, dan terus-menerus, dengan tegas membuat orang kapok mengabaikannya. []
Sumber: disalin dari buku “Organized for Success” karangan Stephanie Winston, terbitan B-first, hal. 48-55.