Manajemen proyek adalah pendekatan yang efektif bagi perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis mereka. Baik itu melibatkan perluasan penjualan ke pasar baru, pembangunan gedung baru, atau koordinasi upaya penyelamatan dan bantuan setelah bencana, manajemen proyek memungkinkan tim dan organisasi untuk melaksanakan berbagai tugas dengan cara yang terorganisir dan terkoordinasi.
Jika Anda memerlukan platform pelaporan dan ekspor tingkat lanjut untuk meningkatkan kemampuan Asana, pertimbangkan Bridge24 untuk Asana.
Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan orang untuk mengelola dan melacak proyek mereka secara efisien, menghasilkan tingkat keberhasilan 64% dalam memenuhi tujuan dan sasaran bisnis awal. Alat-alat ini juga membantu manajemen risiko yang lebih baik, mengurangi kegagalan hingga 15% atau kurang.
Tim yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek dapat berkolaborasi dengan lebih efisien, menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengumpulkan dan bertukar informasi di antara anggota tim dan pemangku kepentingan. Platform manajemen proyek online seperti Asana menyediakan komunikasi cepat, berbagi file, dan dasbor visual dengan informasi terkini. Meskipun Asana adalah pilihan yang populer, terdapat alat manajemen proyek alternatif yang tersedia bagi mereka yang mencari kemampuan spesifik atau solusi menyeluruh.
Apa itu Asana
Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang banyak digunakan oleh ribuan organisasi di seluruh dunia. Ini memungkinkan jutaan pengguna untuk mengelola tugas, melacak proyek, dan berkonsentrasi pada pekerjaan mereka melalui platform yang intuitif dan kolaboratif. Asana terus memperbarui fitur-fiturnya, menawarkan kepada pelanggan berbayar alat yang modern, interaktif, dan dapat disesuaikan. Paket gratis juga tersedia untuk maksimal 15 anggota.
Kekurangan dan Kontra Asana
Asana adalah pilihan populer di antara tim di berbagai industri yang membuktikan kemampuannya dalam meningkatkan produktivitas dan fokus. Namun, penting untuk dicatat bahwa ini mungkin bukan solusi akhir untuk setiap tantangan manajemen proyek.
1. Kelebihan Fitur Asana: Apakah Terlalu Banyak untuk Proyek Sederhana?
Meskipun Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek yang populer dengan banyak pengguna di seluruh dunia, beberapa orang merasa bahwa Asana dapat membebani Anda dengan banyaknya fitur dan pengaturannya. Hal ini dapat menyulitkan proyek-proyek dasar, menyebabkan beberapa pengguna kembali ke alat yang kurang efisien seperti spreadsheet dan email.
2. Kurva pembelajaran yang curam untuk pengguna baru
Antarmuka Asana, meskipun disukai oleh para profesional proyek veteran, dapat menjadi hal yang menakutkan bagi pengguna baru. Tanpa pelatihan orientasi, mereka mungkin perlu menghabiskan banyak waktu untuk membiasakan diri dengan aplikasi tersebut. Akibatnya, pengguna baru mungkin tidak dapat langsung bekerja secara efisien, dan beberapa mungkin mengalami kelelahan dalam mengambil keputusan karena banyaknya pilihan yang tersedia.
3. Penerima Tugas Tunggal
Asana mengikuti filosofi inti di mana suatu tugas hanya dapat diberikan kepada satu orang untuk menghindari kebingungan mengenai tanggung jawab. Meskipun Anda dapat menugaskannya kepada diri sendiri atau anggota tim, tidak mungkin menugaskannya kepada lebih dari satu orang. Hal ini dapat menjadi masalah jika orang yang ditugaskan tidak dapat hadir, sehingga berpotensi menimbulkan masalah yang harus diselesaikan.
4. Tidak Mudah Beralih Tampilan
Asana memberi pengguna pandangan berbeda untuk melihat suatu proyek. Namun, saat memulai proyek baru, pengguna harus memilih tampilan daftar atau tampilan papan, dan mereka tidak dapat beralih ke tampilan lain nanti. Hal ini dapat merepotkan bagi pengguna yang lebih menyukai tampilan berbeda atau perlu mengganti tampilan untuk mengakomodasi perubahan dalam proyek. Kurangnya fleksibilitas di bidang ini mungkin mengharuskan pengguna untuk menggunakan integrasi atau membuat solusi untuk mengakses tampilan yang berbeda. Penting untuk dicatat bahwa meskipun Asana tidak mengizinkan pengguna untuk berpindah tampilan dalam suatu proyek, pengguna masih dapat melihat beberapa proyek dalam tampilan berbeda secara bersamaan. Secara keseluruhan, keterbatasan ini dapat menjadi tantangan bagi sebagian pengguna yang memerlukan fleksibilitas lebih dalam mengelola proyek mereka.
5. Tidak Ideal untuk Tim Kecil
Untuk pengguna solo, pekerja lepas, atau konsultan, setiap tugas perlu ditetapkan secara manual. Jika tidak, tugas tersebut mungkin tidak muncul di “Tugas Saya” atau diabaikan. Dalam tim kecil, setiap proyek kemungkinan besar memiliki kumpulan anggota tim yang sama, yang ditampilkan di bagian atas dan sidebar. Namun, beberapa pengguna menganggap fitur ini berlebihan dan menginginkan opsi untuk menyembunyikannya dari sidebar, membuat navigasi menjadi lebih sederhana dan efisien. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga bagi pengguna yang mengelola beberapa proyek atau tugas secara bersamaan, sehingga memungkinkan mereka untuk fokus pada aspek penting pekerjaan mereka. Alat manajemen proyek seperti Asana perlu mempertimbangkan kebutuhan pengguna tunggal dan tim kecil serta menyediakan fitur yang dapat menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas mereka.
6. Tidak Ada Pelacakan Waktu
Asana memungkinkan pengguna melacak tugas pada setiap proyek yang ditugaskan kepada anggota tim. Namun, ini tidak menyediakan fitur pelacakan waktu asli, dan pengguna harus berintegrasi dengan perangkat lunak pelacakan waktu pihak ketiga untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas. Batasan ini dapat menjadi masalah bagi tim yang harus mengkategorikan pekerjaan sebagai dapat ditagih atau tidak dapat ditagih atau menagih klien yang berbeda berdasarkan waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas. Tim tersebut mungkin perlu mencari solusi di luar alat PM untuk memenuhi kebutuhan mereka. Kurangnya fitur pelacakan waktu bawaan juga dapat merugikan tim yang ingin melacak kemajuan atau mengoptimalkan alur kerja. Meskipun demikian, Asana tetap menjadi alat PM yang populer dengan fitur lain yang membantu tim berkolaborasi dan mengelola tugas secara efisien.
7. Fungsi Ekspor/Impor Terbatas
Asana menyediakan fitur ekspor yang memungkinkan pengguna mengekspor data proyek mereka ke luar aplikasi. Namun, satu-satunya format yang tersedia adalah JSON dan CSV. File JSON biasanya digunakan oleh mesin, sedangkan file CSV dapat dibuka di spreadsheet. Sayangnya, tidak tersedia opsi untuk mengekspor ke format Excel atau PDF, yang dapat menjadi kelemahan bagi pengguna yang perlu berbagi data dengan orang lain yang tidak memiliki akses ke Asana.
8. Tidak ada 2FA
Asana saat ini tidak menyediakan autentikasi 2 faktor (2FA) untuk pengguna dan tidak berencana menawarkannya. Namun, 2FA menjadi fitur keamanan standar yang dibutuhkan banyak bisnis untuk melindungi informasi sensitif dan mencegah akses tidak sah ke sistem mereka. Ketika risiko pelanggaran data dan ancaman dunia maya terus meningkat, perusahaan semakin berupaya menerapkan langkah-langkah keamanan yang lebih kuat, termasuk 2FA, untuk melindungi data dan aset mereka. Meskipun Asana tidak memiliki 2FA, platform ini menawarkan fitur keamanan lainnya, seperti enkripsi data dan kemampuan untuk mengelola akses dan izin pengguna. Pengguna Asana juga dapat mengambil langkah tambahan untuk mengamankan akun mereka, seperti menggunakan kata sandi yang kuat dan mengaktifkan autentikasi multifaktor pada akun email mereka.
Kesimpulan
Dengan manajemen proyek yang menjadi strategi bisnis yang lebih populer, Asana mendapatkan perhatian, dan pengguna melaporkan peningkatan efisiensi dan produktivitas. Namun, Asana mungkin tidak cocok untuk setiap tim, perusahaan, atau bisnis.
Untuk tim yang menganggap Asana berguna namun memerlukan fitur tambahan, Bridge24 untuk Asana menyediakan pelaporan, ekspor, dan manipulasi data yang ditingkatkan. Dengan bagan interaktif, ekspor Excel dan PDF, dan peralihan antar tampilan yang mudah, Bridge24 menawarkan fungsionalitas yang tidak ada di Asana.
______
Diterjemahkan dari articlesbase.com
