Strategi Menyusun Komunikasi Pemasaran yang Efektif

Strategi Menyusun Komunikasi Pemasaran yang Efektif

Komunikasi sangat diperlukan di setiap lini kehidupan manusia, termasuk dalam berbisnis. Anda bisa meggunakan komunikasi untuk menjalin hubungan baik antara penjual dan pembeli. Komunikasi yang baik akan menghasilkan kualitas kegiatan bisnis yang baik pula. Demikian juga dengan komunikasi pemasaran untuk meningkatkan penjualan suatu produk dalam usaha anda.

Komunikasi pemasaran dipelajari untuk membangun komunikasi antara penjual kepada pembeli agar mereka mau membeli produk yang anda pasarkan. Kemampuan ini sangat diperlukan oleh para marketing untuk menarik konsumen dengan baik. Meski banyak keuntungan, tidak semua lini bisnis menguasai komunikasi pemasaran, anda akan mendapatkan keuntungan lebih jika mau belajar komunikasi pemasaran.

Sebagai sarana untuk menawarkan suatu barang kepada calon konsumen, komunikasi pemasaran juga dapat mendekatkan konsumen terhadap produk yang akan dijual. Bahkan bisa menjadi sarana bertukar pendapat dan memberikan kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan produk tersebut.

Strategi Menyusun Komunikasi Pemasaran yang Efektif

Jika anda ingin meningkatkan penjualan melalui komunikasi pemasaran, sebaiknya ikuti strategi pemasaran berikut ini :

Lakukan interaksi secara intens dengan calon pembeli

Komunikasi pemasaran akan menghubungkan anda dengan pembeli atau calon pembeli. Jika anda ingin produk anda cepat laku maka berkomunikasilah secara intens dengan pembeli. Bisa dilakukan secara rutin jika pembeli anda sudah berlangganan, atau melakukan komunikasi di berbagai awal waktu untuk mendapatkan perhatian calon pembeli.

Gunakan 3 sarana menggapai konsumen

Melakukan strategi pemasaran terdapat 3 sarana yang sering digunakan untuk mendapatkan konsumen. Tiga sarana tersebut diantaranya adalah :

· Face to Face
Jenis ini merupakan komunikasi langsung antara penjual dan pembeli. Keduanya bertemu langsung dan menjalin komunikasi, memperkenalkan produk dan menawarkan kepada calon konsumen. Komunikasi jenis ini kurang diminati karena memiliki kendala waktu dan biaya yang tidak sedikit.

· Media cetak
Melalui media cetak anda akan mempermudah melakukan komunikasi pemasaran produk. Anda bisa memanfaatkan brosur, surat kabar, koran, majalah, spanduk dan stiker sebagai sarana promosi komunikasi pemasaran konsumen kepada anda. Cara ini membutuhkan modal untuk menggunakan media cetak. Dikenal pula dengan istilah periklanan.

· Internet
Saat ini internet menjadi salah satu sarana komunikasi pemasaran yang sangat besar. Para pembisnis lebih memilih cara ini, karena informasi yang diberikan bisa setiap saat 24 jam dan harganya yang relatif murah. Bahkan melalui internet interaksi penjual dan pembeli bisa dilakukan dengan lebih cepat dan jarak jauh dengan harga terjangkau.

Fokus pada fungsi komunikasi pemasaran

Agar komunikasi pemasaran anda terlaksana dengan baik, fokuslah pada fungsi dari komunikasi pemasaran itu sendiri. Berbagai fungsi dari komunikasi pemasaran diantaranya adalah:

– Menginformasikan kepada konsumen tentang suatu produk yang di jual seperti
bagaimana, apa dan mengapa mereka harus membeli produk tersebut.
– Memperkenalkan citra perusahaan atau nama perusahaan pada konsumen
– Meningkatkan penjualan produk dengan cepat dan tepat

Menentukan Tujuan Komunikasi

Tentukan tujuan komunikasi pemasaran, karena hal ini sangat diperlukan agar komunikasi pemasaran dapat berlangsung dengan baik dan bisa diterima oleh konsumen. Berdasarkan model hirarki pengaruh, Rossiter dan Percy mengindentifikasi empat kemungkinan tujuan komunikasi pemasaran diantaranya adalah :

Kebutuhan kategori, Penentuan produk atau jasa untuk mengalihkan atau memuaskan perbedaan anggapan antara motivasi onal dan keadaan emosional yang diharapkan.

Keadaan merek, yaitu kemampuan mengidentifikasi merek dengan kategori yang rinci agar melakukan pembelian.

Sikap merek, dapat mengevaluasi merek dengan memperhatikan anggapan terhadap kebutuhan saat ini. Kebutuhan merek relevan bisa berorientasi negatif atau berorientasi positif (gratifikasi indra, stimulasi intelektual, atau persetujuan social).

Maksud pembelian merek, yaitu intruksi mandiri untuk membeli merk atau mengambil tindakan yang berhubungan dengan pembelian. Bisa dalam bentuk tawaran kupon atau penawaran dua atau satu dorongan konsumen melakukan komitmen mental mengambil produk.

____________________________________________________
Sumber: http://www.kembar.pro/2015/07/strategi-menyusun-komunikasi-pemasaran-yang-efektif.html

Tips Mengatasi Manajemen Waktu Yang Tidak Tersistematis

Tips Mengatasi Manajemen Waktu Yang Tidak Tersistematis

Manusia dan makhluk hidup lainnya hidup dalam waktu yang terus berjalan tanpa henti. Saat anda berhenti mengerjakan sesuatu maka waktu anda akan hilang dengan sia-sia dan dibutuhkan #manajemen waktu yang efektif. Waktu tidak akan bisa kembali lagi meski dengan cara apapun. Itulah fitrah dari waktu yang selama ini kita ketahui.

Pepatah dari orang barat yang menyatakan bahwa “Time is Money” atau waktu adalah uang adalah sangat tepat sekali. Peluang datang silih berganti di hadapan Anda, tinggal dimana kesiapan Anda untuk meraih peluang tersebut dan merealisasikannya menjadi sesuatu yang bermanfaat untuk hidup Anda.

Namun justru banyak dari kita yang menyia-nyiakan waktu yang dimiliki untuk hal-hal yang sia-sia. Tidak memanfaatkannya dengan baik dan mengakibatkan sesuatu yang sia-sia. Terutama bagi masyarakat Indonesia yang banyak kurang menghargai waktu sehingga memiliki manajemen waktu yang tidak Tersistematis

Tips Mengatasi Manajemen Waktu Yang Tidak Tersistematis

Berikut ini tips bagi anda untuk mengatasi manajemen waktu yang tidak karuan :

  • Gunakan skala prioritas untuk mengerjakan sesuatu

Skala prioritas yang dimaksud adalah mendahulukan mengerjakan sesuatu berdasarkan tingkatan kepentingannya. Suatu ketika anda akan dihadapkan dengan pilihan antara menyelesaikan satu pekerjaan tertentu dengan pekerjaan lainnya. Saat itulah anda harus bisa menentukan mana kegiatan yang lebih penting dan harus didahulukan.

Tidak semua pekerjaan yang ada di depan mata bisa anda kerjakan dengan baik, hal ini karena waktu dan tenaga anda yang sangat terbatas. Untuk itu, agar semua pekerjaan yang ingin anda kerjakan bisa terselesaikan dengan baik, anda harus menentukan berdasarkan skala prioritas.

  • Buat Rencana Kerja Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Buatlah target apa saja yang akan dicapai dalam waktu dekat maupun jangka panjang, selalu buat rencana kerja tertulis baik dari sisi pekerjaan, target serta waktu pelaksanaannya atau membuat time table pekerjaan.

Bekerja secara sistematis dan terjadwal akan sangat efektif untuk menghindari waktu yang terbuang secara sia-sia. Ketika memulai pekerjaan di pagi hari sebaiknya Anda sudah terlebih dahulu tahu apa yang akan Anda kerjakan dan target apa yang harus dicapai untuk hari ini.

Demikian pula ketika Anda hendak istirahat tidur malam, Anda harus sudah bisa menjadwal apa saja skala prioritas yang akan Anda kerjakan besok hari, demikian pula seterusnya.

  • Budayakan tepat waktu

Tepat waktu menjadi salah satu kunci utama dalam mengatur manajemen waktu. Jika pengaturan waktu anda sangat tidak karuan bisa jadi masalah pokoknya adalah budaya tidak tepat waktu. Saat anda mengerjakan sesuatu, anda terus menunda dan akibatnya pekerjaan anda tidak terselesaikan dan masalah dalam manajemen waktu menjadi salah satu permasalahan utamanya.

Budaya tidak tepat waktu bukanlah hal yang baik, di satu sisi reputasi anda akan terpuruk dan kepercayaan orang terhadap anda akan menurun. Selain itu kebiasaan tidak tepat waktu akan membuat anda membuang banyak waktu dengan percuma dan kehilangan fokus ketika sedang mengikuti kegiatan atau rapat. Gunakanlah waktu sebaik mungkin meski itu hanya satu detik.

  • Kerjakan segala sesuatu dengan cepat dan tepat

Jika anda merasa manajemen waktu yang berantakan, cobalah untuk mengerjakan segala sesuatu dengan cepat. Semakin besar tanggung jawab anda, biasanya akan semakin banyak pula pekerjaan yang harus diselesaikan.

Sementara waktu hidup kita dalam sehari tidak bertambah sama sekali, yaitu hanya 24 jam. Itu pun belum dikurangi waktu istirahat dan menjalankan segala aktifitas keseharian.

Untuk itu penting untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat. Lakukan hal-hal yang penting untuk dilakukan dan selesaikan pekerjaan dengan cepat. Memang cepat saja tidak cukup, anda harus menyelesaikannya dengan tepat yaitu tepat sasaran dan sesuai dengan langkah yang harus dilakukan.

  • Gunakan setiap waktu luang untuk sesuatu yang bermanfaat

Setiap orang pasti akan memiliki waktu luang. Namun tiap orang memiliki pandangan yang berbeda mengenai penggunaan waktu luang, ada yang menggunakan waktu luang untuk bersantai. Ada pula yang menggunakannya untuk menjalankan pekerjaan.

Jika anda merasa waktu luang anda tidak dimanfaatkan dengan baik selama ini, mulai detik ini belajarlah untuk memanfaatkan waktu luang. Penggunaan waktu luang yang baik akan membantu anda untuk mengatasi masalah dalam manajemen waktu yang tidak karuan.

Sebagian besar orang sukses karena berkat kerja keras dan manajemen waktu yang baik. Setiap orang memiliki waktu yang sama dalam menjalankan hidupnya, namun tiap orang berbeda dalam memperlakukan waktu yang dimiliki.

Gunakanlah waktu sebaik mungkin untuk segala hal yang bermanfaat, pastikan anda bisa mengatur manajemen waktu agar tecapai harapan dan cita-cita.

____________
Disadur dari: http://www.kembar.pro/2015/08/tips-mengatasi-manajemen-waktu-yang-tidak-tersistematis.html

Berbagai Kiat E-mail para Eksekutif Hebat

Mengurangi E-mail

Wayne Forehand, Wakil Presiden Energy Distribution, Florida Power Corp., menggunakan metode lain untuk mengurangi e-mail: dia membalas pesan yang tidak diperlukannya, yang diterimanya dari stafnya, dengan sebuah catatan, “Saya tidak memerlukan ini.” Dia mengatakan kepada mereka, “Jangan tersinggung, saya hanya sedang berusaha mengurangi jumlah e-mail yang saya terima. Jangan ragu untuk mengirimi saya e-mail, tapi pertimbangkan apakah e-mail tersebut memang saya perlukan atau tidak.” Kriterianya: “Jika Anda harus memasukkannya ke dalam amplop, membubuhkan perangko, dan mengirimkannya, akankah Anda mengirimkannya kepada saya?” Forehand berhati-hati ketika mengirimkan catatan itu, dan nadanya hangat karena dia menyadari betapa e-mail bisa terasa ketus bagi penerimanya, padahal si pengirim tidak bermaksud begitu.

Pesannya: Baca ulang e-mail Anda sebelum mengirimkannya, dan rasakan apakah nadanya sudah tepat.

Garry Hart, pendiri dan CEO Fathom Pictures, pembuat game komputer, menulis dalam buku David Allen Work Smarter Not Harder: “Saya punya akun e-mail pribadi yang alamatnya hanya diketahui oleh sepuluhan orang saja. Pesan yang dikirim ke alamat e-mail perusahaan disaring dahulu oleh asisten saya.

Selalu Mengetahui Apa yang Terjadi secara Efisien

Nader Karimi bersikeras bahwa laporan status harus diringkas menjadi memo satu halaman dengan perincian yang menggunakan bullet. “Saya memercayai tim manajemen saya untuk menangani berbagai macam perkara dan menyampaikan informasinya kepada saya melalui laporan status.”

Idit Harel mengupayakan agar dirinya selalu mendapatkan informasi mutakhir dengan menerima e-mail “snapshot” setiap minggu yang menyangkut setiap kejadian dari bagian pemasaran, penjualan, hubungan pelanggan, dan desain. Dia punya pilihan untuk meminta dikirimi bahan penunjang tambahan jika dia menginginkan informasi yang lebih terperinci.

Strategi Hebat, jika Anda Punya Asisten yang Bekerja Penuh Waktu
Agar tidak usah menggunakan waktu sorenya untuk menangani 150 lebih e-mail yang diterimanya setiap hari, Scott Baxter dari JPMorganChase meminta asistennya, Pat, untuk membaca e-mailnya setiap hari. Dia memberi tahu Scott sekiranya ada e-mail yang penting dan mencetak e-mail yang tidak harus segera ditindaklanjuti. E-mail kelompok yang terakhir ini dibaca Scott dalam perjalanannya pulang dalam kereta api. Dia menuliskan catatan di tepi kertas dan mengembalikan cetakan e-mail itu kepada asistennya keesokan harinya. Sisa e-mail lainnya ditangani sendiri oleh Pat, dan dia membuat ringkasan tindak-lanjut yang dilakukannya untuk diserahkan kepada Scott.

Gaston Caperton, CEO College Board, memiliki sistem yang bagus untuk mencegah agar e-mail yang diterimanya tidak membuatnya kewalahan. Pertama-tama, dia membaca semua e-mailnya dalam waktu-waktu tertentu sepanjang hari–sedikit di sini, sedikit di sana, sesuai dengan waktu luangnya. Tapi, dia juga memiliki taktik cadangan dengan memastikan bahwa para asistennya mengetahui hal-hal apa saja yang terpenting baginya. Jadi, bisa saja selama beberapa jam dia tidak memeriksa e-mailnya dan tidak merasa tertekan, sebab stafnyalah yang akan secara teratur memeriksa e-mailnya dan memberitahukan sekiranya ada hal-hal yang harus segera ditangani.

Mencetak atau Tidak Usah Mencetak?
Ada orang yang bisa bekerja dengan baik dengan membaca e-mailnya langsung di layar komputer, sementara orang lain merasa bisa bekerja lebih efisien jika e-mailnya dicetak dahulu, terutama e-mail yang panjang-panjang. Tapi, jika Anda punya asisten, meskipun tampaknya tidak peka dan menambah pekerjaan saja, mencetak e-mail bisa sangat menghemat waktu.

Tim, seorang manajer di Nickelodeon, sebagai ujian, menangani tujuh atau delapan e-mail dengan membacanya di layar komputer seperti biasa, lalu mencetak tujuh atau delapan e-mail berikutnya. Dalam kelompok yang dicetak, dia menjawab sendiri dua e-mail, lalu menuliskan instruksi dengan tulisan tangan pada e-mail yang lainnya dan menyerahkan sisanya kepada asistennya. (Dalam BTTA, ini termasuk “Teruskan.”) Ternyata menangani kelompok e-mail yang dicetak membuat Tim hanya memerlukan setengah dari waktu yang digunakannya untuk menangani e-mail yang dibacanya langsung di layar komputer.

Wayne Forehand dari Florida Powe Corp. mengatakan bahwa ia dapat menghemat waktu, pada saat bepergian, untuk meminta asistennya mencetak e-mailnya dan mengirimkannya lewat faks kepadanya ke hotel. Di hotel itulah dia menangani semua e-mail tersebut pada malam hari.

Memilah-milah dan Menyusun Prioritas E-mail
Agar mudah menyusun prioritas e-mailnya, Jonathan Pond, Presiden Financial Planning Information, menggunakan beberapa alamat e-mail; satu untuk klien dan konsultan dengan prioritas tertinggi yang memerlukan balasan cepat; satu untuk hal-hal yang tidak terlalu mendesak, misalnya permintaan informasi melalui situs web perusahaan, dan satu lagi untuk e-mail pribadinya.

Menyusun prioritas e-mail yang masuk dengan melihatnya setelah diberi sandi warna; merah untuk e-mail dari atasan, hijau untuk pelanggan penting, ungu untuk suami atau istri dan e-mail pribadi lainnya.
Memformat e-mail demi kejelasan dan kecepatan.

Jenette Fetzner, Wakil Presiden/National Accounts di Cigna, mengembangkan dua penanda yang memberikan ciri khas pada e-mail yang efektif. Pertama, upayakan agar e-mail padat dan tegas dengan mengikuti “aturan lima belas detik”: Beri tahu si penerima dalam beberapa baris pertama mengenai inti e-mail itu. Apakah Anda ingin dia menelepon Anda? Menghadiri rapat? Menyampaikan hasil perjalanan niaga? Inti e-mail jangan sampai membuat si penerima membutuhkan waktu lebih dari 15 detik untuk membacanya.

Kedua, ketika meneruskan e-mail kepada bawahan langsung: (a) ringkaskan tindakan yang diinginkan; (b) tunjuk pemimpinnya; (c) tetapkan tanggal untuk melakukan tindak-lanjut; dan (d) jika dirasakan perlu, tetapkan tanggal tindak-lanjut yang berbeda untuk asisten Anda. Saran tambahan: Hemat waktu si penerima e-mail dan percepat mengirimkan balasan dengan memberi nomor atau bullet butir-butir penting dalam pesan Anda, bukan mengirimkan sebongkah teks yang ditulis tanpa jeda.

Kapan dan Bagaimana Menangani E-mail
Dennis Base, Wakil Direktur Center for Science pada Public Interest, Washington, D.C., mengatakan, “Saya tidak suka menghadapi 50-an e-mail ketika tiba di kantor. Jadi, saya memeriksa e-mail dengan menggunakan komputer rumah di pagi hari saat saya menyeduh kopi.”

Dalam profil 2002 dalam majalah Business 2.0., Martha Stewart berkata, “Saya tetap berhubungan, tapi sesuai dengan jadwal kegiatan saya. [Saya menerima 30 sampai 100 e-mail setiap hari, dan] e-mail adalah hal terakhir yang saya lakukan di malam hari dan yang pertama saya lakukan di pagi hari … saya bisa membaca dengan cepat dan membalas e-mail yang harus dibalas.”

Di Bessemer Securities, beberapa eksekutif memeriksa e-mail mereka tiga kali sehari: pagi, setelah makan siang, dan pada pukul 16.00. Agar perhatian tidak tergoda untuk membaca e-mail yang masuk, matikan suara pengingat, dan pasang kalender atau benda lain pada layar sehingga Anda tidak bisa melihat bahwa ada e-mail masuk.

Saran saya: Gunakan waktu setengah jam untuk unsubscribe dari buletin e-mail, Listvers, milis, dan sebagainya yang sudah tidak Anda minati lagi; hapus nama Anda dari daftar distribusi hal-hal yang tidak perlu Anda lihat. Dan selalu hapus tanpa dibuka dahulu semua e-mail yang tidak dikenal–dan pasang program antivirus.

Mengelola Tindak-Lanjut E-mail
Carol Gregor, AVP/National Accounts di Cigna, menyeret e-mail yang menunggu untuk dibalas ke map “Task” dalam Outlook Express, dan menetapkan tenggatnya. Setiap hari dia mengklik dua kali map Task-nya, dan e-mail tindak-lanjut untuk hari itu akan muncul. (Awas: kita tidak dapat menyeret lampiran.)

Faye Davis, Wakil Presiden perusahaan Facilities di Sprint, membiarkan semua e-mailnya dalam kotak e-mail sampai semuanya tuntas ditangani. Contohnya, pada hari ketika kami mengobrol, orang yang bertugas menangani offsite perusahaan mendatang mengiriminya lima e-mail FYI yang memberitahukan perkembangan mutakhir, dan semua e-mail itu disimpan dalam kotak e-mail yang berisi informasi tersebut di-Buang atau di-Arsipkan, menurut istilah BTTA.

Bronwyn Clear, Manajer Eksplorasi Kerr-McGee Oil & Gas Corporation, menggunakan kotak “Sent” sebagai perkakas tindak-lanjut–yang hanya menyimpan pesan yang akan ditindaklanjuti. Contohnya, dia mengirimkan agenda pendahuluan untuk rapat kepada enam orang sejawat, meminta komentar mereka. Beberapa hari kemudian, Nona Clear memeriksa kotak “Sent” dan mendapati bahwa dua orang belum memberikan jawaban, dan dia pun menindaklanjuti kedua e-mail itu untuk memastikan bahwa komentar yang ditunggunya akan diterima pada waktunya.

Cara Seorang Manajer Mendorong Orang untuk Membalas E-mailnya
Leeanne Probst-Engels, AVP/National Accounts di Cigna, mengembangkan sebuah metode empat-langkah yang ampuh agar orang membalas e-mailnya yang meminta informasi: Serang mereka dengan kebaikan. “Agar orang mau melakukan apa yang saya ingin mereka lakukan dalam hubungan kerja (bukan dengan bawahan langsung), pendekatan saya adalah ‘Mari kita cari jalan keluarnya bersama-sama!’ Masalahnya adalah lawan, bukan mereka.”

  1. Probst mengirimkan e-mail pertamanya dengan memasang permintaan auto-reply.
  2. Jika e-mailnya sudah dibuka, tapi dia tidak menerima balasannya, dia mengirimkan e-mail kedua. “Anda memerlukan informasi lebih jauh?” Biasanya e-mail kedua ini cukup manjur. Jika masih belum dijawab juga:
  3. Probst mengirimkan e-mail lagi dan menelepon si penerima dan bertanya lagi, “Anda memerlukan informasi lebih jauh?”
  4. Jika masih tetap belum dibalas, dan si penerima itu berada dalam gedung yang sama, dia akan menemuinya secara langsung. Jarang sekali dia harus mengulangi proses ini. Tekanan yang disampaikan dengan baik-baik, dan terus-menerus, dengan tegas membuat orang kapok mengabaikannya. []

 

Sumber: disalin dari buku “Organized for Success” karangan Stephanie Winston, terbitan B-first, hal. 48-55.

Menaklukkan Kesemrawutan E-mail

Ketika saya bertanya kepada para eksekutif senior tentang cara mereka menggunakan e-mail, komentar mereka ditandai oleh keraguan yang penuh rasa penasaran dan tak terduga–bahkan dengan rasa curiga.

Dalam jumlah yang mencengangkan–antara lain Leonard A. Lauder, pemimpin Estée Lauder; Teodoro Benavides, manajer kota Dallas; dan Akira Chiba, Presiden Pokémon USA–mengemukakan keprihatinan bahwa, jika digunakan secara tidak benar, e-mail sebenarnya dapat merusak dan bukannya menyuburkan komunikasi.

William G. Dugan, penyunting di Briefings Communications, penyunting buletin di Alexandria, Vriginia, menyimpulkannya dengan ringkas: “E-mail adalah sebuah perkakas yang tak tergantikan. Tapi, membiarkannya mengganggu interaksi kita dengan orang lain adalah sikap yang sangat merusak. E-mail cenderung merupakan efek yang memisahkan, bukan mempersatukan. Kita, sebagai pemimpin, bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan agar tim bisa bekerja sama.”

Namun, kekhawatiran ini, hanyalah salah satu saja unsur dari paradoks e-mail. Tidak diragukan lagi bahwa pekerjaan manajerial dalam dasawarsa terakhir telah mengalami perubahan besar-besaran dengan komunikasi e-mail yang sangat cepat–sekarang bahkan menjadi semakin cepat dengan semakin luasnya penggunaan pengiriman pesan seketika atau instant messaging atau mengobrol secara online. Semua eksekutif sangat mengandalkannya.

Unsur lainnya dalam hal dilema e-mail ini adalah “mati tenggelam”. Dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengandalkan e-mail sebagai metode komunikasi yang unggul, tidak adanya jurang antara gagasan di kepala kita dan mengetik e-mail dengan gencar, disertai tembusannya kepada sepuluh orang sejawat. telah memunculkan gelombang pasang e-mail. Jumlah e-mail di bawah 100 sehari dianggap jumlah yang sedang; sampai 200 e-mail sudah menjadi sesuatu yang biasa di sejumlah industri; dan 300 atau lebih bukannya sesuatu yang ganjil.
Mengurangi Banjir E-mail, serta Strategi dan Kiat Lain para Eksekutif

Para CEO melakukan BTTA pada e-mail sama seperti pada kertas, dengan sedikit sentuhan digital:

Buang = Hapus
Teruskan = Teruskan
Tangani = Tangani
Arsipkan = Arsipkan

Tapi, segala sesuatunya mulai menjadi rumit. Berikut ini saya ceritakan sebuah riwayat kasus tentang bagaimana seorang eksekutif bergulat dengan e-mail di perusahaannya.

Di Meja Kerja Idit Harel: Menciptakan Budaya E-mail yang Produktif

Idit Harel adalah seorang pakar komputer kelahiran Israel yang bergelar Ph.D. dari MIT. Kami bertemu di gedung perkantoran yang nyaman berdinding batu-bata di perusahaannya, MaMaMedia Inc. di kawasan SoHo, New York. Di situ dia dan para pegawainya bekerja dalam lingkungan kerja yang terbuka. Tapi, sepertinya di banyak kantor, terdapat banyak sekali lalu-lintas e-mail sehingga orang menjadi kewalahan. Untuk membantu stafnya mengatasi banjir e-mail ini, Nona Harel memikirkan strategi pengelolaan e-mail untuk dirinya sendiri dan untuk tim kerjanya.

Menurut pendapatnya, tugasnya adalah menertibkan e-mail agar sesuai dengan kepentingan perusahaannya. Tiga kunci Nona Harel dalam hal pengelolaan e-mail adalah: (1) menata e-mail; (2) memunculkan tanda terima dan respons yang baik; (3) menetapkan sandi kesantunan e-mail internal melalui “konsultasi budaya”. Menata e-mail. Nona Harel berkata, “Kita harus menentukan kosakata bersama agar kita bisa memahami arti sebuah e-mail–urgensinya, seberapa mendalam kita harus mengkajinya, dan bukan sekadar tahu.”

Perkakas utama adalah untuk memastikan bahwa e-mail memiliki judul topik. Untuk menyusun judul topik yang jitu, gunakan kriteria berikut ini:

  • Gunakan judul topik untuk menyampaikan sifat e-mail: “Diperlukan tindakan”, “FYI”, “Update rapat”, dan sebagainya.
  • Bila memungkinkan, masukkan seluruh pesan dalam judul topik sehingga e-mail itu tidak perlu dibuka. Contohnya, “Rapat Kamis pukul 15.00 tetap diadakan. “Saya akan ke Jakarta Kam & Jum.” “Diperlukan tanggal 28.”

Nona Harel menunjukkan preferensinya tentang taksonomi judul topik–hal-hal yang biasa dituliskan pada kertas tempel seperti “perlu bicara” atau “penting” atau “FYI”.
“Kita perlu belajar menulis e-mail sehingga terjalin komunikasi. Pusatkan perhatian si pembaca pada hal-hal penting sehingga mereka tidak usah menyelami seluruh e-mail: ‘Baca paragraf 2.’ Seperti menstabilo pada kertas. Atau memberikan ringkasan.”

Respons dan frasa: mula-mula beri tahukan bahwa e-mail sudah diterima, lalu balas.
           “Sering sekali saya menerima 200-an e-mail per hari, tapi jarang sekali saya merasa kewalahan,” begitu dia bercerita kepada saya.

“Mengapa tidak?” tanya saya. “Orang lain selalu merasa kewalahan.”
Dia mengatakan bahwa kenyamanannya disebabkan oleh pendekatan “mula-mula beri tahukan bahwa e-mail sudah diterima, lalu membalas”. “Saya selalu berusaha,” kata Nona Harel, “untuk sesegera mungkin memberi tahu bahwa e-mail sudah diterima. Tapi, orang sering salah paham bahwa kita harus cepat-cepat membalas e-mail. Saya menyusun prioritas e-mail berdasarkan kejadian yang terjadi pada hari tersebut, dengan menggunakan pendekatan dua frasa.”

Pertama-tama, Nona Harel “menangani harapan” dengan seketika itu juga memberitahukan bahwa e-mail telah diterima, dan hal ini memberinya kesempatan untuk bernapas dahulu sebelum membalas e-mail itu pada saat senggang. Dia menggunakan judul penerimaan e-mail sebagai berikut:
“Saya baru saja menerimanya. Mungkin saya akan menghubungi Anda kembali minggu depan.”
“Saya sudah menerimanya, membacanya, dan akan membacanya sekali lagi–dan saya akan membalasnya minggu depan.”
“Saya sudah menerimanya, membacanya, dan inilah jawaban singkat saya. Jawaban lebih panjang akan saya kirimkan minggu depan.”
Nona Harel menegaskan bahwa kita harus mengatur prompt tindak-lanjut sehingga kita akan membalas e-mail pada saat yang sudah kita janjikan. Kalau tidak, kredibilitas kita bisa hancur.

Kemudian dia membalas e-mail, dengan rentang waktu yang telah ditetapkannya sendiri, dengan memanfaatkan waktu luangnya–dalam taksi, di malam hari, dalam perjalanan ke tempat perjanjian untuk bertemu, dalam kereta api saat perjalanan ke kantor atau pulang, dalam lift, atau saat sedang rehat kopi di Starbuck. Dia selalu memutakhirkan keadaan sepanjang hari, mengirimkan jawabannya dalam kurun waktu tertentu, dalam selang waktu yang nyaman baginya. Cara seperti ini sangat mengurangi ketegangan yang dirasakan oleh begitu banyak orang.

Menetapkan “budaya konsultasi”. Nona Harel telah menetapkan sebuah proses yang, menurut pengalaman saya, cukup unik: rapat strategi perusahaan yang dilakukan secara teratur yang secara khusus membicarakan cara agar komunikasi lewat e-mail bersifat produktif. Mereka membahas berbagai macam perkara, antara lain yang berikut ini.

  • Kepada siapakah Anda mengirim e-mail? “Siapa sajakah yang harus tercantum dalam bidang isian penerima, atau yang harus di-CC atau di-BCC, agar tercapai efisiensi yang maksimum?” Misalnya, dia meminta agar stafnya mengirimkan CC kepada asistennya mengenai pengumuman rapat, sehingga jika dia tidak menjawab, asistennya dapat menindaklanjutinya.
  • Menetapkan kebiasaan rutin penyebaran yang lebih jelas. Tim Nona Harel secara teratur memeriksa kembali kriteria untuk penerusan e-mail. Misalnya, tidak apa-apa dikeluarkan dari daftar penerima e-mail untuk proyek ini karena “tidaklah penting bagi Anda untuk melihat prosesnya. Nanti, kalau sudah ada hasilnya, Anda akan diberi tahu.”
  • Batasi milis pribadi. Untuk mencegah agar stafnya tidak dibanjiri pesan pribadi, seperti “Kucingku perlu kandang baru. Aku alergi,” Nona Harel mengembangkan konsep “dorong-tarik”. Menurut konsep ini, boleh-boleh saja mengirimkan pesan satu per satu kepada sepuluh sejawat terdekat (“mendorong” pesan), tapi tidak kepada lima puluh atau seratus orang. Alih-alih, kirimkan pesan ke “papan buletin digital” milik perusahaan sehingga orang dapat “menarik” pesan itu pada jam istirahat makan siang atau kapan saja di waktu luang mereka.
  • Bertanyalah! Sekarang staf selalu bertanya, “Apakah Anda ingin di-CC tentang masalah ini?” Untuk mempercepat proses, seseorang bisa saja dikirimi BCC tentang sebuah proyek yang sedang dinegosiasikan, lalu dia membacanya seminggu kemudian ketika proyek itu sudah ditentukan nasibnya. Cara ini membuat mereka tetap mengetahui apa yang sedang terjadi tanpa harus ikut merasakan tekanan.

Konsultasi terus-menerus semacam itu mencerminkan sikap untuk terus-menerus membaik. Mengutip perkataan Nona Harel, “Pertahankan hal-hal yang bermanfaat, ubah hal-hal yang tidak bermanfaat.”

Enam Butir Program Kesantunan Berkirim E-mail
E-mail telah mempersingkat jurang waktu antara sebuah gagasan dan penyebarannya. Orang yang tidak menelepon seorang sejawat sebanyak lima atau enam kali sehari untuk mengobrol, tidak segan-segan mengirimkan e-mail kapan saja, disertai sepuluh CC kepada sejawat lain.

HENTIKAN!

Semua orang kewalahan menerima serangan e-mail yang membanjir. Untuk berbaik hati kepada sejawat Anda, pertimbangkanlah keenam butir ini setiap kali Anda secara impulsif ingin mengirimkan e-mail.

  1. Dapatkah informasi ini ditunda sampai waktu rapat atau di lain waktu yang lebih longgar?
  2. Dapatkah informasi iti diringkas?
  3. Dapatkah informasi itu disisipkan dalam laporan status yang lebih luas?
  4. Apakah informasi itu memang benar-benar “harus diketahui”?
  5. Berapa banyakkah orang yang benar-benar ingin atau perlu dikirim CC-nya?
  6. Penting: Jika e-mail Anda meripakan bagian dari sebuah seri e-mail yang panjang, amat sangat terpuji untuk memulainya dengan dua atau tiga kalimat rangkuman sehingga penerimanya tidak usah mundur dahulu dan membaca e-mail lama untuk bisa memahami pesan Anda.

 

Sumber: disalin dari buku “Organized for Success” karangan Stephanie Winston, terbitan B-first, hal. 41-48.

× Chat with Me