Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa Anda menggunakan metodologi manajemen proyek? Mungkin saja Anda tidak terlalu memikirkannya, karena departemen Anda mungkin mengamanatkannya, dan Anda mengikuti prosesnya karena proses tersebut secara umum efektif dan diwajibkan.
Meskipun demikian, jenis penyelidikan inilah yang menurut para peneliti menarik. Hany Wells dari University of Hertfordshire Business School telah mempelajari keunggulan berbagai metodologi manajemen proyek. Karena metodologi sering kali bersifat eksklusif, penelitian ini tidak memberikan banyak informasi mengenai pendekatan spesifik yang diteliti (kecuali PRINCE2, yang disebutkan di atas), namun temuannya masih dapat diterapkan.
Menurut penelitian Dr. Wells, ada empat keuntungan signifikan dalam menggunakan metodologi manajemen proyek. Jika saat ini Anda tidak menggunakannya, penelitiannya mungkin mendorong Anda untuk mencobanya dan mempertimbangkan apa yang mungkin Anda abaikan.
1. Pengendalian dan pemantauan
Metodologi manajemen proyek membantu manajer dalam memantau proyek mereka dan menyediakan sistem pengendalian untuk menilai apa yang efektif dan apa yang tidak. Berbagai checks and balances diterapkan untuk memperjelas apa yang terjadi dan untuk menyederhanakan keputusan tata kelola. Tata kelola dan pemantauan merupakan komponen metodologi yang penting, yang memfasilitasi kemajuan yang terstruktur dan komprehensif.
2. Standardisasi
Ketika semua orang di suatu organisasi menggunakan metodologi yang sama, hal ini akan mendorong standardisasi bahasa, memfasilitasi pemahaman di antara manajer proyek, menyederhanakan transisi anggota tim dan pemangku kepentingan antar proyek, dan memungkinkan sponsor membuat keputusan berdasarkan titik data bersama. Konsistensi sangat penting karena bisnis sering kali mempunyai banyak proyek yang sedang berjalan. Jika sponsor harus menafsirkan laporan proyek secara berbeda dari satu proyek ke proyek berikutnya karena istilah yang sama memiliki arti yang berbeda, hal ini dapat menjadi tantangan untuk dikelola.
3. Faktor kebersihan
Mematuhi metodologi standar dapat membantu perusahaan Anda memenangkan kontrak eksternal atau, paling tidak, tetap kompetitif. Banyak tawaran memerlukan penggunaan alat khusus, dan di Inggris, beberapa tawaran memerlukan PRINCE2. Bahkan jika Anda tidak mengajukan penawaran, penggunaan metodologi (apa pun jenisnya) biasanya dianggap sebagai faktor kebersihan yang mendasar bagi perusahaan besar. Hal ini melindungi kita dari kegagalan proyek dan menentukan “cara kita menjalankan bisnis.”
4. Membantu menghadapi hal yang tidak diketahui
Metodologi memberi manajer proyek alat untuk menangani ketidakpastian yang tidak diketahui dan tidak dapat dihindari selama manajemen proyek. Proses seperti tinjauan akhir fase atau tinjauan gerbang memfasilitasi pergerakan proyek yang terkendali dari satu tahap ke tahap berikutnya. Tanpa panduan ini, banyak manajer akan kesulitan menavigasi perjalanan proyek.
Penelitian ini juga mengungkapkan bahwa metodologi bermanfaat bagi manajer proyek dengan pengalaman terbatas. Mereka membantu memastikan bahwa manajer proyek pemula mengikuti proses yang benar, mendapatkan persetujuan pada waktu yang tepat, dan mematuhi prosedur standar. Manajer proyek baru akan memerlukan lebih banyak bimbingan dan pembinaan manajemen tanpa panduan untuk membantu mereka.
Terlepas dari kelebihannya, penelitian tersebut mengidentifikasi bahwa 47% individu percaya bahwa metodologi tidak memberikan manfaat bagi proyek. Penelitian Dr. Wells lebih lanjut menunjukkan bahwa metodologi bermanfaat karena metodologi tersebut “menggantikan dan memberi kompensasi” kepada manajer proyek yang kurang memiliki pengalaman dan pengetahuan untuk mengelola tanpa metodologi. Ia menyimpulkan bahwa terdapat ketidaksesuaian antara apa yang dianggap bermanfaat oleh manajer proyek mengenai metodologi (yaitu, tidak banyak) dan apa yang diyakini organisasi tentang metodologi pada tingkat strategis (yaitu, manfaat yang signifikan bagi tata kelola).
Manajer proyek tingkat menengah dengan pengalaman dan tanggung jawab rata-rata memiliki manfaat terbatas dari metodologi. Di bawah tingkat ini, individu menghargai bantuan ekstra yang diberikan oleh metodologi ini. Sebaliknya, mereka melihatnya dari perspektif strategis di atas tingkat ini dan menghargai pengendalian dan standardisasi yang diberikannya. Sayangnya, saya menduga sebagian besar individu yang menggunakan metode ini setiap hari termasuk dalam kategori praktisi berpengalaman yang memandangnya sebagai mekanisme kontrol.
Kesimpulannya, metodologi bukannya tanpa kekurangan tetapi bermanfaat bagi manajer proyek individu dan organisasi. Pernahkah Anda mengamati keuntungan lainnya? Silakan bagikan di bagian komentar.
______
Diterjemahkan dari articlesbase.com