Banyak manajer proyek yang berpengalaman akan menghadapi skenario ini: sponsor proyek tampaknya ‘mengerti’ apa yang ingin Anda capai dan kesulitan yang dihadapi oleh tim proyek, namun ketika Anda menemui suatu masalah, mereka sangat optimis tentang manfaat atau manfaat proyek. seberapa besar kemungkinan Anda dapat memperbaiki keadaan.
Pemangku kepentingan yang optimis umumnya adalah orang-orang yang baik untuk diajak bekerja sama. Tidak semuanya merupakan malapetaka dan kesuraman, dan mereka tidak terus-menerus meminta Anda untuk membenarkan keputusan Anda. Namun di akhir proyek, jika manajer proyek tidak berhasil memenuhi harapan mereka, mereka bisa sangat kecewa dengan apa yang telah dicapai.
Sebagai manajer proyek, salah satu peran Anda adalah membangun hubungan kerja yang baik dengan pemangku kepentingan di semua tingkatan, dan salah satu elemennya adalah membantu mengelola harapan mereka.
Kantor Audit Nasional Inggris baru-baru ini melaporkan bahwa tantangan dalam mewujudkan portofolio proyek pemerintah senilai £345 miliar menjadi lebih sulit karena “optimisme berlebihan yang endemik”. Dengan kata lain, pejabat pemerintah dan pemangku kepentingan lainnya percaya bahwa proyek akan memberikan hasil lebih dari yang realistis. Hal ini menyebabkan banyak proyek pemerintah dianggap gagal.
NAO mengidentifikasi 5 faktor yang berkontribusi terhadap optimisme berlebihan. Manakah dari proyek berikut yang dibagikan?
1. Kompleksitas
Ada pemahaman yang belum lengkap tentang apa yang akan dicapai oleh proyek ini dan tantangan yang dihadapi tim. Kegagalan untuk mengalokasikan sumber daya terampil ke tim proyek berarti kompleksitas tidak dapat dikelola secara memadai. Hal ini dapat mengakibatkan persiapan estimasi yang buruk, sehingga proyek memakan waktu lebih lama atau biaya lebih banyak – atau solusi yang dipilih salah. Tidak pernah memberikan hasil yang baik, dan menimbulkan masalah bagi tim proyek nantinya.
2. Akuntabilitas
Tata kelola yang buruk menyebabkan proyek-proyek disetujui meskipun kasus bisnisnya cacat. Kurangnya pengawasan dan tantangan independen berarti permasalahan perencanaan tidak terselesaikan sampai terlambat.
Tata kelola yang bertanggung jawab telah terbukti berhubungan dengan keberhasilan proyek. NAO melaporkan bahwa proyek yang memperkenalkan kemampuan untuk mengajukan pengembalian pajak secara online menggunakan praktik tata kelola yang baik, termasuk memiliki Senior Responsible Owner (sponsor), rapat dewan, dokumentasi lengkap, dan pendekatan manajemen risiko dan masalah yang sangat baik. Hasilnya, proyek ini terselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran serta meningkatkan jumlah orang yang mengajukan pengembalian pajak secara online – sebuah kemenangan bagi semua orang.
3. Budaya
Jangka waktu proyek yang pendek dan budaya lingkungan kerja berkontribusi pada orang-orang yang terlalu optimis ketika proyek biasanya memiliki periode pengembalian modal yang jauh lebih lama. Hal ini khususnya terjadi di sektor publik, dimana anggaran dan siklus politik yang pendek dapat mempengaruhi keyakinan masyarakat – dan optimisme yang berlebihan tidak selalu disadari atau disengaja.
Namun, hal ini bisa saja disengaja. Kesalahpahaman strategis semacam ini bisa disebabkan oleh sponsor proyek yang berusaha meraih keuntungan pribadi atau karena pandangan yang salah bahwa mereka harus mempresentasikan proyek dengan cara tertentu untuk mendapatkan pendanaan.
4. Data buruk
Keberhasilan proyek didasarkan pada ketersediaan data yang baik, namun seringkali pemangku kepentingan mengambil keputusan berdasarkan sedikit bukti atau perkiraan yang tidak akurat. Hal ini menyebabkan manfaat yang dilebih-lebihkan dan selanjutnya berkontribusi pada optimisme yang berlebihan di pihak pemangku kepentingan. Misalnya, kesalahan perhitungan dalam pemodelan Bonus Rumah Baru yang dilakukan oleh Departemen Masyarakat dan Pemerintahan Inggris menyebabkan kesalahan mengenai dampak proyek. Model tersebut awalnya memperkirakan bahwa 140.000 rumah baru akan tercipta, namun angka ini berkurang sekitar 22% ketika perhitungannya diperbaiki.
5. Pemangku kepentingan lainnya
Tim proyek bukanlah satu-satunya orang yang peduli dengan proyek ini. Seringkali terdapat banyak kelompok pemangku kepentingan lain yang perlu dipertimbangkan, dan hal ini tentu saja berlaku pada proyek-proyek sektor publik. Memahami pengaruh yang dimiliki oleh kelompok-kelompok ini dan bagaimana mereka termotivasi dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah proyek – jika terjadi kesalahan, maka proyek tersebut bisa gagal atau gagal memberikan manfaat yang diharapkan.
Laporan NAO menunjukkan bahwa tim pemerintah cenderung terlalu optimis dalam menyelaraskan berbagai kelompok pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan proyek dan meremehkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan dalam keterlibatan pemangku kepentingan. Meski tidak mempengaruhi mereka, mereka juga membuat asumsi terhadap perilaku kelompok lain.
Semua itu menambah pandangan yang terlalu optimis terhadap apa yang dapat dicapai oleh proyek ini.
Contoh yang baik adalah proyek FiReControl, sebuah sistem kendali Layanan Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan nasional. Departemen pemerintah yang bertanggung jawab atas inisiatif ini gagal berkonsultasi dengan dinas pemadam kebakaran. Investigasi Komite Terpilih menyimpulkan bahwa penolakan Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan terhadap proyek tersebut adalah risiko paling signifikan terhadap keberhasilan. Akhirnya dibatalkan setelah investasi sebesar £482 juta.
Kesimpulan
Apakah proyek Anda dipengaruhi oleh faktor-faktor ini? Jika ya, bertindaklah sekarang untuk mengelola ekspektasi pemangku kepentingan tersebut ke arah yang lebih realistis! Dan terus periksa sepanjang masa proyek sehingga Anda dapat mempertahankan ekspektasi pada tingkat yang sesuai. Bersikap optimis terhadap proyek Anda adalah hal yang baik, namun membiarkan orang percaya bahwa proyek tersebut akan memberikan hasil yang lebih hanya akan menimbulkan kekecewaan.
______
Diterjemahkan dari articlesbase.com
