Tim Anda hanya akan sebaik komunikasi yang mereka nikmati. Jika Anda dapat berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim Anda, Anda dapat menghilangkan banyak masalah dan kendala paling umum yang memengaruhi proyek. Namun, jika Anda tidak dapat menerapkan komunikasi yang efektif, maka Anda akan mengalami kemunduran demi kemunduran selama berjalannya suatu proyek. Bagaimana Anda berkomunikasi dengan anggota tim Anda?
Jaga Pintu Tetap Terbuka
Dalam situasi manajemen apa pun, memiliki kebijakan pintu terbuka adalah hal yang penting, namun hal ini juga berlaku ganda dalam dunia manajemen proyek. Menjaga “pintu tetap terbuka” juga tidak sesulit yang Anda bayangkan. Pada dasarnya, Anda hanya perlu memastikan bahwa anggota tim Anda mengetahui bahwa apa pun yang perlu mereka bicarakan dengan Anda, pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki, atau masalah apa pun yang mereka alami, mereka dapat menyampaikannya kepada Anda. Tim Anda perlu tahu bahwa mereka bisa datang kepada Anda dengan apa saja, dan bahwa Anda akan benar-benar mendengarkan, yang membawa kita ke poin berikutnya.
Dengar, Dengar, Dengar
Jika ada satu masalah yang umum terjadi pada para manajer di hampir semua situasi, itu adalah ketidakmampuan untuk benar-benar mendengarkan. Ini sangat penting – jika ada anggota tim yang menyampaikan sesuatu kepada Anda, hentikan apa yang Anda lakukan dan dengarkan. Lakukan kontak mata saat mereka berbicara. Berhentilah memikirkan jutaan hal lain yang perlu Anda lakukan dan dengarkan secara aktif apa yang mereka katakan. Kemungkinannya bagus bahwa apa pun itu ada hubungannya dengan proyek, dan Anda berhutang kepada anggota tim Anda untuk mendengarkan jika mereka mau bersusah payah menyampaikannya kepada Anda. Mendengarkan bisa jadi lebih sulit daripada kedengarannya. Anda harus:
- Membuat kontak mata
- Perhatian
- Ringkaslah poin-poin mereka sebelum menjawab pertanyaan atau memberikan nasihat
- Berikan jawaban nyata atas pertanyaan mereka dan segera ambil tindakan
Rapat
Rapat bukanlah definisi waktu yang menyenangkan bagi semua orang. Kemungkinannya adalah anggota tim Anda tidak terlalu antusias dengan rapat proyek mingguan, namun Anda tidak hanya dapat mengubah persepsi tersebut, Anda juga dapat memanfaatkan rapat untuk keuntungan Anda. Namun, Anda harus memastikan bahwa Anda dapat 1) membuat rapat sesingkat mungkin dan 2) menjaga topik tetap sesuai. Dengan membuat rapat tetap singkat, Anda tidak hanya mendorong anggota tim Anda untuk mengatakan apa yang perlu mereka katakan dengan cepat, namun Anda juga menunjukkan rasa hormat atas waktu mereka. Dengan menjaga agar rapat tetap sesuai topik, Anda tidak akan kehabisan waktu, namun Anda juga bisa menjaga percakapan tetap terfokus pada pencarian solusi atas permasalahan yang ada, dibandingkan beralih ke area lain.
Tersedia
Mempertahankan kebijakan pintu terbuka di kantor memang penting, namun Anda perlu melakukan lebih dari itu. Permasalahan proyek dan kebutuhan akan komunikasi dapat terjadi hampir setiap saat. Pastikan anggota tim Anda mengetahui bahwa Anda selalu ada saat mereka membutuhkan Anda, meskipun di luar jam kerja normal.
Dengan mengikuti tip sederhana ini, Anda dapat menikmati komunikasi yang lebih baik dengan anggota tim Anda dan melihat kesuksesan yang lebih baik dalam proyek Anda.
______
Diterjemahkan dari articlesbase.com