Mereka menggunakan manajemen proyek untuk memastikan bahwa bisnis lebih berhasil dalam memberikan produk atau layanan mereka. Mereka tidak hanya dapat menyelesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai ruang lingkup, namun manajemen proyek juga membantu tim dan organisasi memberikan produk atau layanan yang tepat yang memberikan nilai nyata bagi penggunanya.
Perangkat lunak manajemen proyek, seperti Microsoft Project, adalah kunci dalam membantu bisnis dan klien mereka menyelaraskan tujuan proyek dengan tujuan bisnis. Dengan menggunakan alat PM, tim proyek lebih cenderung mengikuti praktik terbaik karena visibilitas, transparansi, dan akuntabilitas yang lebih baik. Hasilnya, orang-orang melakukan yang terbaik pada platform yang lebih terbuka.
Sejak diluncurkan di DOS pada tahun 1984, MS Project tetap menjadi produk PM perusahaan utama Microsoft 35 tahun kemudian. Pelanggan seperti Aston Martin, ABANCA dari Spanyol, Arauco dari Chile, Cascades Canada, dan Comptel dari Finlandia termasuk di antara lebih dari 20 juta pengguna yang mengandalkan MS Project untuk membantu mereka menyelesaikan proyek, produk, atau layanan dengan efisiensi, sumber daya, dan kolaborasi yang lebih baik. Namun, MS Project tidak selalu sesuai dengan kebutuhan manajemen proyek Anda.
Artikel yang direkomendasikan: 10 Perangkat Lunak & Alat Manajemen Proyek Terbaik
Apa itu Proyek Microsoft
Microsoft Project adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu pengguna melaksanakan proyek dengan lebih baik, memungkinkan mereka mengevaluasi dan mengoptimalkan portofolio proyek, serta mengelola sumber daya dan beban kerja dengan lebih efisien. Fitur-fiturnya mencakup lembar waktu, bagan Gantt, pelacakan dan pelaporan proyek, manajemen tugas dan sumber daya terintegrasi, serta analitik tingkat lanjut. Beberapa paket tersedia untuk solusi lintas platform berbasis cloud dan solusi lokal yang dapat diskalakan.
Kekurangan dan Kekurangan Proyek MS
Microsoft Project adalah salah satu perangkat lunak manajemen proyek paling awal. Jadi, ini adalah produk matang yang telah mendapat manfaat dari masukan pengguna yang tak terhitung jumlahnya selama bertahun-tahun. Ini adalah alat andal yang didukung dan didukung oleh salah satu perusahaan terbesar di dunia, dengan banyak tutorial dan panduan online. Namun, seiring dengan semakin banyaknya bisnis yang menerapkan manajemen proyek, terbukti bahwa tidak semua perusahaan tertarik untuk menggunakan cara Microsoft.
1. Memiliki kurva belajar yang curam
Keluhan paling umum tentang MS Project adalah kesulitannya dalam mempelajari cara menggunakannya. Rata-rata, Anda mungkin perlu mengikuti setidaknya 2 tutorial sebelum Anda merasa nyaman menggunakannya. Dibutuhkan pembelajaran dan pengalaman yang signifikan untuk menggunakannya secara efektif. Salah satu alasan umum UKM ingin menggantikan MS Project sebagai alat mereka adalah karena kesulitan yang ditimbulkannya bagi pengguna baru, non-PM, dan non-teknologi.
2. Itu mahal
Solusi lokal Microsoft memiliki lebih banyak fitur dibandingkan versi berbasis cloud. Namun, aplikasi desktop Project Standard 2019 berharga $620 untuk satu lisensi untuk 1 PC. Edisi Profesional dan Server lebih mahal. Dan ternyata aplikasi desktop ini bahkan tidak memiliki fitur kolaborasi.
3. Integrasinya terbatas
Microsoft Project Online dibangun di atas SharePoint Online. Ini memiliki integrasi terbatas dengan produk non-Microsoft lainnya. Microsoft Project terintegrasi dengan Planner dengan mudah, yang merupakan aplikasi manajemen tugas Microsoft. Namun Planner pun tidak terhubung dengan Project Server. Anda mungkin harus menggunakan Outlook, Skype, atau aplikasi komunikasi lainnya dari Microsoft untuk berkolaborasi.
4. Masalah kompatibilitas
File Microsoft Project (.mpp) adalah hak milik, jadi ada masalah kompatibilitas jika Anda perlu membuka proyek di stasiun kerja lain yang tidak memiliki perangkat lunak tersebut. Anda harus melalui langkah-langkah ekspor/impor tambahan, yang menambah kerumitan. MS Project terbaru juga membutuhkan Windows 10 untuk menjalankan aplikasi desktop. Ada aplikasi Project Viewer gratis, tetapi Anda hanya dapat melihat proyek dan tidak dapat mengeditnya.
5. Visualisasi kemajuan yang buruk
Karena sebagian besar pengguna MS Project lebih memilih solusi lokal karena fitur-fiturnya yang lebih baik, ada juga banyak keluhan tentang kurangnya pembaruan waktu nyata untuk melacak kemajuan. Aplikasi desktop tidak memiliki fitur kolaborasi, sehingga menyulitkan pengguna untuk mengetahui kemajuan sebenarnya dari penyelesaian tugas. Hal ini akan mengakibatkan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk mendapatkan pembaruan melalui mode komunikasi lain atau aplikasi lain.
6. Bukan yang terbaik untuk tangkas
MS Project dimulai ketika metode manajemen proyek terbatas pada air terjun tradisional. Baru sekitar tahun 2017-2018 perangkat lunak ini memperkenalkan alat untuk melacak proyek yang menggunakan Scrum atau Kanban. Hampir tidak ada tambahan apa pun di area ini untuk edisi Project 2019. Oleh karena itu, jika Anda berencana untuk menerapkan metode agile atau sudah melakukannya, Anda akan lebih baik dilayani oleh alat agile PM yang lebih spesifik.
7. Solusi PM tidak lengkap
Jika Anda benar-benar menerapkan praktik dan rekomendasi PMBOK, Proyek MS mungkin tidak cukup untuk organisasi Anda. Pengguna mengeluhkan kesulitan menggunakannya untuk manajemen biaya. Dengan cara yang sama, mereka tidak menemukan cukup alat untuk membantu mereka dalam hal kualitas atau manajemen risiko. Jadi, selalu kembali ke pembayaran perangkat lunak mahal yang tidak memberikan solusi lengkap.
8. Hanya untuk manajemen proyek umum
Sebagai alat produktivitas, ini dapat membantu banyak tim dan organisasi yang membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek untuk keperluan PM umum. Namun, jika Anda berkecimpung dalam industri konstruksi, misalnya, atau dalam pengembangan perangkat lunak, opsi yang lebih baik mungkin dapat memenuhi kebutuhan industri tertentu. Itu juga tidak memiliki fitur penyesuaian.
Kesimpulan
Microsoft Project, sebagai bagian dari alat MS Office, dapat diakses oleh organisasi yang berpusat pada Microsoft dalam pilihan aplikasi bisnis mereka. Oleh karena itu, jika Anda menggunakan Word atau Excel, merencanakan proyek Anda dengan MS Project akan mudah. Namun, dengan diperkenalkannya begitu banyak alat PM baru berbasis cloud, alat ini mulai mengejar ketertinggalan namun masih sedikit tertinggal. Misalnya, versi online-nya bukanlah salinan persis dari alat-alat yang dimilikinya. Jadi, mengevaluasi kebutuhan Anda, metode PM pilihan, dan anggaran adalah penting sebelum memilih perangkat lunak manajemen proyek Anda.
______
Diterjemahkan dari articlesbase.com
