Di bawah ini adalah kutipan dari Donato Piccinno Manajer Proyek Ultimate It: Segudang Hikmah dalam Mencapai Pengakuan dan Kinerja Tingkat Eksekutif, sekarang tersedia di Amazon.
“Banyak komunikasi dalam bentuk gerakan / tanpa percakapan atau gagasan” — “Avalon,” Roxy Music.
Proyek TI terdiri dari lima jenis proses berulang yang saling terkait, sehingga menghasilkan beberapa tim katalitik yang berbeda. Pahami polanya untuk mencapai kelincahan, kejelasan, dan kesatuan yang lebih besar.
“Satu cincin untuk menguasai semuanya” adalah ungkapan yang akan langsung dikenali oleh siapa pun yang mengetahui apa pun tentang elf dan kurcaci. Ini diambil dari tulisan di dalam cincin dari epik fantasi JRR Tolkien, Penguasa Cincin. Menurut Wikipedia, milik Tolkien Lord of the Rings adalah novel terlaris kedua yang pernah ditulis. Pada tahun 1978, saya ingat menyelinap ke bioskop lokal untuk menonton film animasi pertama, namun baru pada tahun 1992 saya benar-benar membaca keseluruhan bukunya.
Dua tahun kemudian, saya mendapatkan peran pertama saya di sebuah proyek TI. Seiring berlalunya waktu, saya merasakan hal itu Penguasa Cincin secara metaforis memetakan proyek TI yang lebih sukses yang pernah saya kerjakan. Kedua, metafora cincin adalah cara yang jauh lebih akurat dalam mengkonseptualisasikan struktur tim proyek TI yang sukses dibandingkan diagram hierarki apa pun.
Proyek TI yang sukses mengalir seperti trilogi Tolkien. Buku pertama dalam trilogi berjudul Persekutuan Cincin. Ini adalah tentang kebersamaan tim – namun kebersamaan ini merupakan hasil dari melewati dan mengatasi kesulitan. Perjuangan, cobaan, dan kesengsaraan yang dihadapi oleh persekutuan di buku pertama memang berat, namun semakin sulit seiring berjalannya trilogi. Tambang Moria muncul sebelum pertempuran di Helm’s Deep.
Proyek TI juga sama. Analisis itu sulit, tapi tidak sesulit desain. Desain lebih sulit daripada analisis, namun tidak sesulit mewujudkan desain menjadi kenyataan. Membangun mungkin lebih sulit daripada merancang, namun tidak sesulit mencapai kemampuan produksi. Mencapai kemampuan produksi merupakan sebuah tantangan, namun tidak sesulit membuktikan dan mempertahankan utilitas layanan dan garansi.
Jika jalur kritis atau rantai kritis diurutkan dengan mempertimbangkan dinamika tim dan kurva pembelajaran, maka tim tersebut memiliki kecenderungan lebih besar untuk sukses. Setiap tantangan penyampaian di jalur kritis harus dilihat sebagai peluang untuk mempersiapkan tim menghadapi tantangan berikutnya.
Buku kedua dalam trilogi, Dua Menara, menceritakan kisah pertempuran menentukan pertama antara orang-orang bebas di Middle Earth dan Lord Sauron. Penyihir Saruman bergabung dengan Penguasa Kegelapan Sauron. Saruman menciptakan pasukan untuk memusnahkan ras manusia. Pada sebuah proyek TI, pasukan Saruman mewakili tahun-tahun sinisme dan skeptisisme yang dihadapi oleh tim proyek TI sebagai hasil dari pengalaman pengguna akhir dalam penyampaian proyek TI selama 15 tahun terakhir. Ini adalah kesan “kita mulai lagi/dengarkan semuanya sebelumnya” yang Anda dapatkan dari pengguna ketika sebuah organisasi mengumumkan, dengan sangat meriah, bahwa mereka akan menerapkan sistem baru. Selamat datang di pertempuran untuk hati dan pikiran.
Anda tidak dapat menggagalkan rencana tanpa memenangkan pertarungan memperebutkan hati dan pikiran. Ketabahan tim harus sekuat dan abadi seperti benteng di Helm’s Deep. Sama seperti Uruk-Hai karya Saruman yang melemparkan diri ke tembok benteng Helm’s Deep, sinisme dan skeptisisme datang dalam gelombang yang konstan. Tim proyek perlu memiliki sumber daya khusus untuk menantang skeptisisme dan sinisme dengan mengomunikasikan dan memasarkan logika di balik proyek tersebut. Demonstrasi, pameran, sesi tanya jawab, keterlibatan ekstensif pengguna akhir di seluruh proyek, dan investasi yang memadai dalam pelatihan adalah senjata Anda.
Buku terakhir dalam trilogi adalah Kembalinya Raja. Aragorn adalah penjaga hutan misterius. Dia adalah pewaris sah takhta manusia, tetapi pertikaian, kesukuan, dan politik selama bertahun-tahun menghalangi Aragorn untuk mengambil tempat yang selayaknya. Namun zaman telah berubah: gerombolan di gerbang Gondor mengharuskan adanya seorang raja untuk menyatukan ras manusia. Aragorn memanfaatkan kesempatannya dengan bantuan Lord Elrond.
Jadi, adakah raja atau ratu yang setara dalam mewujudkan proyek TI yang sukses? Saya rasa tidak ada satu, namun ada jenis kepemimpinan tertentu yang akan berhasil atau gagal dalam penyampaiannya. Anda tidak dapat menggagalkan rencana tanpa bentuk kepemimpinan ini. Kepemimpinan diperlukan untuk mengambil keluaran dari proyek TI dan mendapatkan penerimaan yang diperlukan untuk menanamkan hasil untuk penggunaan operasional. Agar proyek TI berhasil, kepemimpinan seperti ini harus datang dari para pemangku kepentingan, yang pada akhirnya bertanggung jawab menggunakan solusi sebagai alat untuk mendapatkan nilai yang dijanjikan dalam kasus bisnis.
Kepemimpinan di Kembalinya Raja adalah sebuah metafora untuk pihak yang paling diuntungkan dari solusi tersebut. Mereka memberikan kepemimpinan untuk mentransisikan solusi ke penggunaan operasional. Dalam dua buku pertama, Anda merasa Aragorn adalah pemain penting di latar belakang. Namun kenyataannya, sebagian besar dari dua buku pertama sebenarnya bukan tentang dia. Proyek TI yang mengalami gangguan atau tantangan berisi pengguna akhir senior tipe Aragorn yang mewakili dunia operasional yang akan menggunakan apa pun yang ditugaskan untuk dilaksanakan oleh proyek TI, namun dengan satu perbedaan: mereka tidak pernah memberikan kepemimpinan yang identik dengan kembalinya Aragorn sebagai raja.
Mengapa ini terjadi? Saya telah menguraikan alasan utamanya di bawah ini. Untuk mencapai rencana tersebut, penyebab mendasar harus diidentifikasi dan diatasi sejak awal persalinan:
- Tidak mengetahui peran yang harus mereka mainkan dalam hal manajemen persyaratan, desain, pengujian, dan transisi solusi ke penggunaan operasional.
- Kurangnya kewenangan untuk melakukan orientasi pada organisasi asal mereka selama masa transisi.
- Minat yang buruk untuk terlibat dalam proyek ini.
- Terbebani secara berlebihan antara tanggung jawab bisnis seperti biasa dan pekerjaan proyek TI lainnya.
- Kepercayaan diri individu lebih besar daripada kemampuan untuk memainkan peran yang mereka perlukan agar proyek dapat berjalan.
Saya menghabiskan 25 persen kehidupan kerja saya untuk membicarakan dan menulis tentang bagaimana sebuah proyek atau program TI harus diorganisir. Ada obsesi untuk mengkonseptualisasikan struktur ini menggunakan hierarki. Masalah yang saya temukan dengan hierarki adalah bahwa tujuan utama mereka dalam kehidupan adalah untuk menunjukkan akuntabilitas, jalur eskalasi, dan urutan kekuasaan dalam pengambilan keputusan. Hal yang lebih menarik perhatian kita, dari perspektif “beat the plan”, adalah mengkonseptualisasikan organisasi tim proyek TI secara logis untuk menyelesaikan pekerjaan, mendorong komunikasi, dan memfasilitasi kolaborasi. Penggunaan cincin yang saling berhubungan — tepatnya tujuh — membingkai organisasi logis dari penyampaian yang berpusat pada proyek TI. Bukan hanya satu cincin yang mengatur semuanya, tapi persekutuan tujuh cincin, menciptakan pancaran berharga-berharga-yang-harus-dimiliki-yang-berharga yang lebih bersinar dari masing-masing cincin (itulah yang dikatakan Gollum).
Untuk mengalahkan rencana tersebut, Anda harus menjadi Penguasa Tujuh Cincin:
1. Satu Cincin untuk Dianalisis
- Sebuah cincin untuk mewakili tim dan alat untuk menangkap dan memprioritaskan persyaratan.
- Pembawa cincin disebut “analis bisnis”.
- Analis bisnis mengetahui segalanya dalam bidang permasalahan.
- Cincin tersebut mewakili proses peninjauan, komunikasi, dan validasi persyaratan yang berkelanjutan di seluruh proyek TI.
2. Satu Cincin untuk Didesain
- Sebuah cincin untuk mewakili tim dan alat untuk merancang solusi.
- Pembawa cincin disebut arsitek, namun masing-masing memiliki spesialisasi.
- Seorang arsitek mengetahui segalanya dalam satu atau lebih domain solusi:
- Data
- Informasi
- Infrastruktur
- Jaringan
- Aplikasi
- Keamanan
- Properti
- Integrasi
- Proses
- Budaya
- Organisasi
- Manajemen Layanan TIK
- Cincin ini mewakili proses peninjauan, komunikasi, dan pemfaktoran ulang desain yang berkelanjutan seiring dengan perubahan persyaratan.
3. Satu Cincin untuk Dibangun
- Sebuah cincin untuk mewakili tim dan alat untuk membangun solusi.
- Pembawa cincin adalah pengrajin ulung dengan pasukan insinyur yang cerdas.
- Yang dilakukan pembangun hanyalah membangun dan berkumpul dengan arsitek ketika mereka tidak sedang membangun.
4. Satu Cincin untuk Diuji
- Cincin untuk mewakili tim dan alat yang akan menguji solusinya.
- Pembawa cincin adalah ahli dalam semua jenis pengujian:
- Otomatis
- Satuan
- Pengujian penerimaan pabrik
- Pengujian sistem dan integrasi
- Pengujian fungsional
- Pengujian kinerja
- Pengujian penerimaan pengguna
5. Satu Cincin untuk Penerimaan Operasional
- Sebuah cincin untuk mewakili tim dan alat yang akan mentransisikan solusi menjadi dukungan formal.
- Pembawa cincin adalah ahli dalam strategi layanan, desain layanan, transisi, lean, otomatisasi, dan cakupan proses ICT berikut:
- Manajemen insiden dan masalah
- Pemenuhan permintaan
- Manajemen aset dan konfigurasi
- Manajemen perubahan
- Manajemen rilis dan penerapan
- Manajemen katalog layanan
- Manajemen tingkat layanan
- Manajemen ketersediaan
- Manajemen hubungan bisnis
- Manajemen pemasok
- Manajemen keuangan
- Manajemen kesinambungan layanan TI
- Manajemen aset dan konfigurasi layanan
- Manajemen keamanan informasi
- Manajemen portofolio layanan
- Pengadaan
- Manajemen siklus hidup aplikasi
- Pengujian untuk membuktikan utilitas layanan dan garansi
6. Satu Lingkaran untuk Manajemen Perubahan Bisnis
- Sebuah cincin untuk mewakili tim dan alat yang akan memastikan pengguna akhir siap untuk mendapatkan nilai dari keluaran proyek TI.
- Pembawa cincin adalah ahli arsitektur bisnis, perubahan proses bisnis, dan manajemen perubahan bisnis.
- Pembawa cincin menciptakan insentif untuk menggunakan solusi atau konsekuensi jika tidak melakukannya.
7. Satu Cincin untuk Mengikat Semuanya
- Cincin untuk mengikat semua cincin.
- Pembawa cincin melembagakan tata kelola manajerial, arsitektur, dan teknis.
- Pembawa cincin adalah pemegang semua pengetahuan tentang standar, ukuran masa depan yang diinginkan, ukuran masa lalu, dan ukuran masa depan.
- Pembawa cincin memakai topi penyihir.
“Penyihir tidak pernah terlambat, Frodo Baggins. Dia juga tidak datang lebih awal. Dia datang tepat pada saat yang dia inginkan.” — Gandalf, Persekutuan Cincin
______
Diterjemahkan dari articlesbase.com